מערכת לניהול היסעים
מערכת לניהול היסעים מחברת שישה דברים שבהרבה חברות מנוהלים בנפרד: הסידור, הנהגים, הרכבים, הלקוחות, הנוסעים והכספים. כשהם באותה מערכת, נסיעה אחת מזינה את כולם.
- שש שכבות במערכת אחת
- נסיעה אחת מזינה סידור, חשבונית ושכר
- משרד, נהג, נוסע ולקוח רואים אותו מידע
ניהול היסעים הוא יותר מלוח נסיעות
לוח נסיעות עונה על שאלה אחת: מי נוסע מתי. ניהול היסעים עונה על שאלות רבות יותר. איזה קו חוזר כל בוקר? מי הנהג שמתאים לו, והאם הרישיון שלו בתוקף? כמה לחייב את הלקוח, ומה נשאר אחרי שמשלמים לנהג?
לכן מערכת כזו נמדדת לפי החיבורים בין החלקים. לוח מצוין שמנותק מהחשבוניות רק מעביר את ההקלדה למקום אחר. השאלה שכדאי לשאול על כל שכבה היא: מאיפה הנתון מגיע, ולאן הוא ממשיך.
המילה היסעים כוללת עבודות שונות: קווים קבועים של תלמידים ועובדים, שאטלים, נסיעות חד-פעמיות וטיולים. חברה אחת עושה לא פעם כמה מהן בו זמנית, ולכן מערכת טובה מחזיקה את כולן באותו לוח ובאותם כרטיסי לקוח ונהג.
שש השכבות של מערכת לניהול היסעים
בכל כרטיס: מה השכבה עושה, ומה הכי חשוב לבדוק בה.
-
סידור ולוח
קו קבוע מייצר את הנסיעות שלו בכל יום. אפשר לפצל נסיעה, להעתיק קו, ולראות מי שינה מה ומתי. בדקו: מה קורה כשמשנים נסיעה שכבר נשלחה.
כלול בכל המסלולים -
נהגים
כרטיס לכל נהג עם מסמכים, תוקף רישיונות והדרכות והיעדרויות. בדקו: האם המערכת מזהירה לפני שהרישיון פג.
כלול בכל המסלולים -
רכבים
כרטיס לכל רכב, והחלפת רכב לנהג בבת אחת על כל הנסיעות שבטווח התאריכים. בדקו: כמה לחיצות עולה החלפה בשבוע עמוס.
כלול בכל המסלולים -
לקוחות
מחלקות ואנשי קשר, מחירון קבוע לכל קו, ותוספות או הנחה לכל לקוח. בדקו: האם אפשר לתמחר לקוח אחד אחרת מכולם.
כלול בכל המסלולים -
נוסעים
קבוצות נוסעים, ייבוא רשימות מקובץ והעברת נוסעים בין נסיעות. בדקו: מה קורה לרשימה כשמפצלים קו לשני רכבים.
כלול בכל המסלולים -
כספים
חיוב מהנסיעות שבוצעו דרך מורנינג, חשבוניות זיכוי, תשלומים לספקים וסגירת חודש. בדקו: האם נסיעה שבוצעה ועוד לא חויבה נראית לעין.
כלול בכל המסלולים
איך נסיעה אחת זורמת בין השכבות
כך נראה יום רגיל בניהול היסעים כשהחלקים מחוברים.
נכנסת נסיעה
קו קבוע מייצר אותה, או שהסדרן רושם נסיעה חד-פעמית אחת.
שיבוץ
הסדרן בוחר נהג ורכב, והמערכת מסמנת אם הנהג משובץ בו זמנית לנסיעה אחרת.
ביצוע
הנהג יוצא לדרך. במסלולי Smart ו-Premium הוא והנוסע רואים בטלפון את הסידור ואת השינויים.
חיוב ושכר
הנסיעה שבוצעה נכנסת לחיוב ללקוח לפי המחירון שלו, ולחישוב השכר של הנהג.
סגירת חודש
בסוף החודש נועלים את הספרים, וכך מספרים שכבר הוגשו לא משתנים בטעות.
מה מוסיפים המסלולים הגבוהים
שש השכבות פועלות כבר ב-Basic. המסלולים Smart ו-Premium מוסיפים חיבורים לנהג, לנוסע וללקוח ויכולות ניהול נוספות.
- אפליקציה לנהג ולנוסע, עם מעקב חי אחרי הרכב כלול ב-Smart וב-Premium
- פורטל שבו הלקוח רואה את הנסיעות והחשבוניות שלו כלול ב-Smart וב-Premium
- דוח שכר שנבנה מהנסיעות כלול ב-Smart וב-Premium
- BI עם רווחיות לפי קו כלול ב-Premium
- סדרן אוטומטי שמציע נהג לנסיעה ומסביר למה כלול ב-Premium
שלוש שאלות לפני שבוחרים
האם נסיעה שנרשמה פעם אחת מגיעה לכל מי שצריך אותה, בלי העתקה? מי רואה מה: האם לכל עובד אפשר להגדיר גישה לפי תפקיד? ומה קורה ברגע שמשהו משתנה: מי מתעדכן, ומי יודע שהתעדכן?
חשבו גם מי עובד במערכת ביום רגיל. הסדרן צריך את הלוח, מי שמוציא חשבוניות צריך את הכספים, והנהג צריך רק את הנסיעות שלו. הרשאות לכל עובד קובעות מי רואה מה, כך שכולם עובדים באותה מערכת בלי לראות מה שלא שייך להם.
אם בכל שלוש יש תשובה ברורה, המערכת באמת מנהלת היסעים ולא רק מציגה אותם. עוד על הבדיקות האלה במדריך על בחירת תוכנה לחברת הסעות.
שאלות נפוצות
מה ההבדל בין מערכת לניהול היסעים לתוכנת סידור?
תוכנת סידור מטפלת בלוח. מערכת לניהול היסעים מוסיפה את הנהגים, הרכבים, הלקוחות, הנוסעים והכספים, כך שהנסיעה ששובצה היא גם זו שמחויבת ומשולמת.
אפשר להתחיל בחלק מהשכבות?
כן. Basic כולל את המשרד: לוח הנסיעות, הלקוחות, הנהגים, הרכבים, הכספים והדוחות. אפליקציות, פורטל ושכר נמצאים ב-Smart וב-Premium.
מי רואה את המידע?
לכל עובד במשרד מגדירים לאילו מסכים ופעולות יש גישה. הלקוח נכנס לפורטל משלו ורואה את הקווים והנסיעות שלו.
למי זה מתאים?
לחברות שמפעילות קווים קבועים, שאטלים, הסעות תלמידים או עובדים, ולחברות שמוציאות רכבים לנסיעות חד-פעמיות ולטיולים.
כמה זה עולה?
ב-Basic ₪1,499 לחודש, ב-Smart ₪2,499 וב-Premium ₪2,899. לפני מע״מ ובלי התחייבות, וההטמעה נקבעת בשיחת ההיכרות, לפי גודל החברה.
רוצים לראות איך השכבות מתחברות?
הדגמה של 20 דקות, בזום או אצלכם במשרד. נעבור על נסיעה אחת מהשיבוץ ועד החשבונית.