תשלומים לספקים בחברת הסעות
תשלומים לספקים ב-Greenline נרשמים מול החשבונית עצמה, ולכן כרטסת הספק או קבלן המשנה יודעת מה שולם ומה עוד פתוח. את הצ׳ק מדפיסים על טופס הבנק, ובהעברה בנקאית רושמים מאיזה חשבון יצא הכסף.
- כרטסת לכל ספק וקבלן משנה
- צ׳ק מודפס על טופס הפועלים או לאומי
- מועד תשלום מחושב מתנאי הספק
שלוש שאלות על כל ספק
הנהלת החשבונות צריכה לדעת כמה מגיע לכל ספק, עד מתי ומה כבר יצא. כשהתשובות מפוזרות בין גיליון, אתר הבנק וערימת חשבוניות, קל לשלם פעמיים או לפספס מועד.
ב-Greenline תשלום הוא רשומה שמצביעה על חשבונית. מצב החשבונית, «לא שולם», «שולם חלקית» או «שולם», נגזר מהתשלומים ולא מסומן ביד, ולכן הכרטסת והחשבונית מציגות תמיד את אותו מצב.
כרטסת לכל ספק ולכל קבלן משנה
יתרה חיובית פירושה שאתם חייבים לספק.
-
יתרה מתגלגלת
בכל שורה תאריך, מסמך, אסמכתא, מועד «לתשלום עד», חובה, זכות ויתרה. שורה של חשבונית או תשלום פותחת את המסמך עצמו, ואפשר לבחור עמודות ולמיין לפי כל אחת.
כלול בכל המסלולים -
גיול חוב
החוב לספק מתחלק לפי גיל לארבע קבוצות: שוטף עד 30 יום, 31 עד 60 יום, 61 עד 90 יום ומעל 90 יום. חוב ישן נצבע בכתום ובאדום, ורואים מי מחכה הכי הרבה זמן.
כלול בכל המסלולים -
חיוב או זיכוי ידני
התחשבנות שאין מאחוריה חשבונית, כמו קיזוז או הפרש, נרשמת כשורה עם תיאור ומסומנת בכרטסת כהתאמה ידנית.
כלול בכל המסלולים -
קבלן משנה באותה כרטסת
חשבונית של קבלן נראית בכרטסת כמו של ספק. בקרה משווה את מה שהקבלן חשבן לדו״ח הנסיעות שלו, וחשבון שגבוה מהדו״ח מסומן לבדיקה לפני התשלום.
כלול בכל המסלולים
מחשבונית ספק לתשלום בארבעה צעדים
כל צעד משאיר סימן בכרטסת.
החשבונית נקלטת
מקלידים אותה או מעלים צילום, עם ספק, מספר, תאריך, סכום, מצב מע״מ וקטגוריית הוצאה. המועד לתשלום מחושב מתנאי הספק.
היא מאושרת לתשלום
בחברות שמפעילות אישור חשבוניות, מי שמורשה מאשר אותה, ועד אז אי אפשר לשלם אותה. חשבונית שיש עליה תשלום פעיל לא חוזרת למצב «לא מאושר».
משלמים
בוחרים אמצעי, תאריך וסכום. הסכום המוצע הוא היתרה ולא כל החשבונית, כך שתשלום שני לא יוצא ביתר. סכום מעל היתרה מקבל אזהרה ולא נחסם, כי יש מקרים אמיתיים של תוספת או הפרשי הצמדה.
המצב מתעדכן
החשבונית עוברת ל«שולם חלקית» או ל«שולם», והתשלום מופיע בכרטסת מול החשבונית. תשלום שלא שויך לחשבונית נרשם כתשלום כללי ומקטין את היתרה.
תנאי תשלום ו«לתשלום עד»
בכרטיס הספק בוחרים תנאי תשלום: מזומן, או שוטף ומספר ימים אחרי סוף החודש. חשבונית מה-10 באוקטובר בתנאי שוטף+30 מקבלת מועד לתשלום עד 30 בנובמבר.
אותו חישוב משמש את הכרטסת ואת קליטת החשבוניות, כך שאותו תנאי נותן אותו תאריך בכל מסך.
- תנאי התשלום הוא שדה חובה בכרטיס הספק, כדי שלכל חשבונית יהיה מועד כלול בכל המסלולים
- בלי תנאי אין מועד מחושב, והמערכת לא ממציאה שוטף+30 בשקט כלול בכל המסלולים
- המועד שחושב אפשר לשנות ביד בחשבונית עצמה כלול בכל המסלולים
- חלון התשלום מציע תאריך לפי «לתשלום עד»: המאוחר בין החשבוניות, ומועד שעבר מוצע כהיום כלול בכל המסלולים
- מועדי התשלום נכנסים לצפי התזרים ל-30 יום במסך «מבט על» כלול ב-Smart וב-Premium
אישור חשבוניות ותשלום ברצף
בלשונית «אישור חשבוניות» מסננים לפי ממתין לאישור, בבדיקה ומאושר, מסמנים כמה חשבוניות ומשלמים אותן בבת אחת.
- חלון תשלום נפתח לכל ספק, אחד אחרי השני, ובסוף יש סיכום: ספק, חשבוניות, אמצעי, מספר צ׳ק או אסמכתא, סכום ומצב כלול ב-Smart וב-Premium
- רק חשבוניות מאושרות נכנסות לחלונות, והמערכת סופרת כמה נשארו בחוץ כלול ב-Smart וב-Premium
- ספק עם יותר מ-12 חשבוניות מתחלק לכמה חלונות, כי צ׳ק אחד מכסה עד 12 כלול ב-Smart וב-Premium
- חשבונית מאושרת נעולה לשינוי סכום ופריטים אצל מי שאין לו הרשאת אישור, ושדות התפעול נשארים פתוחים כלול ב-Smart וב-Premium
צ׳ק, העברה ואמצעים אחרים
אמצעי התשלום נקבע לכל תשלום, והמערכת דורשת את הפרטים שלו.
-
צ׳ק על טופס הבנק
ההדפסה על טופס אינטר-צ׳ק מודפס מראש של בנק הפועלים או בנק לאומי. פרטי החשבון ומספר הצ׳ק כבר מודפסים, והמערכת ממלאת את המוטב, התאריך והסכום במספרים ובמילים. בנק אחר לא מוצע.
כלול בכל המסלולים -
שובר, תצוגה והדפסה חוזרת
צ׳ק אחד סוגר עד 12 חשבוניות של אותו ספק, עם שורה לכל חשבונית. המקור וההעתק «לא לתשלום» מודפסים על אותו דף לרוחב, אחרי תצוגה מקדימה. הודפס על דף אחר, המספר הישן נרשם כצ׳ק שבוטל.
כלול בכל המסלולים -
העברה בנקאית
בהעברה רושמים אסמכתא ובוחרים מאיזה חשבון של החברה יצא הכסף, מתוך טבלת הבנקים בהגדרות. פרטי החשבון של הספק נשמרים בכרטיס שלו. ההעברה עצמה מתבצעת בבנק שלכם.
כלול בכל המסלולים -
תאריך הצ׳ק נכנס לתזרים
התאריך שכתוב על הצ׳ק הוא גם מועד הפירעון שהצפי קורא, וצ׳ק דחוי מופיע בתזרים ביום שייפרע.
כלול ב-Smart וב-Premium -
ניכוי במקור
בכרטיס הספק קובעים אחוז ניכוי ותוקף אישור. בתשלום מוצג הניכוי ומה שישולם בפועל, והסכום שמוקלד הוא הברוטו שסוגר את החוב. אישור שפג מזהיר ולא עוצר את הניכוי.
כלול בכל המסלולים
לרואה החשבון ולקליטה מהירה
ייצוא מסודר לרו״ח, וקליטת חשבוניות בלי להקליד אותן.
- ייצוא לרו״ח מכפתור בכרטסת, וקובץ אקסל של הניכוי במקור לפי התשלומים שנרשמו בפועל כלול בכל המסלולים
- בכפתור «סריקת חשבונית» מעלים PDF או תמונה, ומודל בינה מלאכותית קורא את מה שמודפס עליה כלול ב-Premium
- המערכת מציעה ספק, מספר, תאריך, סכום, מצב מע״מ וקטגוריה, עם דירוג ביטחון לכל שדה. אדם מאשר לפני שמירה כלול ב-Premium
- בלי תאריך פירעון על המסמך, המועד מחושב מתנאי התשלום של הספק ומסומן כחישוב כלול ב-Premium
- מסמך שאינו חשבונית וסכומים שלא מסתדרים עם המע״מ מקבלים אזהרה כלול ב-Premium
שאלות נפוצות
אפשר לשלם חשבונית בכמה תשלומים?
כן. כל תשלום נרשם מול החשבונית, והיא נשארת במצב «שולם חלקית» עד שהיתרה מתאפסת. התשלום הבא מוצע על היתרה בלבד.
אילו בנקים נתמכים בהדפסת צ׳ק?
בנק הפועלים ובנק לאומי, שהטפסים שלהם נבדקו מול טופס אמיתי. בנק אחר לא מוצע להדפסה.
מי יכול לאשר חשבוניות לתשלום?
מי שיש לו הרשאת אישור חשבוניות. שאר העובדים רואים את החשבונית ויכולים לעדכן שדות תפעול, אבל לא לשנות סכום או פריטים אחרי האישור.
המערכת מעבירה את הכסף לספק?
לא. היא רושמת את התשלום, מדפיסה את הצ׳ק ומעדכנת את הכרטסת. ההעברה הבנקאית עצמה מתבצעת בבנק שלכם.
רוצים לראות איך נראית כרטסת ספק?
נעבור יחד על הכרטסת, התשלום וההדפסה של צ׳ק. 20 דקות, בזום או אצלכם במשרד.