חשבוניות לחברת הסעות
ב-Greenline החשבונית ללקוח נבנית מהנסיעות שכבר רשומות בלוח, לפי המחירון שלו, ומופקת דרך מורנינג. זיכויים, קבלות, ספקים וסגירת החודש מנוהלים באותו מסך.
- חיוב מהנסיעות, בלי להקליד שוב
- הפקה דרך מורנינג
- כרטסת וגיול חוב לכל לקוח
מהלוח לחשבונית בארבעה צעדים
הנסיעה נרשמת פעם אחת, ומשם היא מגיעה לחיוב.
הנסיעות כבר בלוח
כל נסיעה שבוצעה שמורה עם הלקוח, המחיר והתוספות שלה. זה הבסיס של החשבונית.
בוחרים לקוח ותקופה
בכרטסת הלקוח מסמנים את הנסיעות לחיוב. נסיעה בלי מחיר לא נכנסת למסמך, ופס אזהרה מראה אותה כדי שתשלימו את המחיר.
מפיקים דרך מורנינג
המסמך יוצא דרך החשבון שלכם במורנינג ומקבל מספר. נסיעות עם אותו שם ומסלול, אותו סוג רכב, אותו מע״מ ואותו מחיר מתאחדות לשורה אחת עם כמות, והתאריכים נכתבים בתיאור. את האיחוד אפשר לכבות בהגדרות.
הנסיעה ננעלת
נסיעה שחויבה ננעלת לעריכה של המחיר ושל פרטי הנסיעה, כדי שהחשבונית והלוח לא יסתרו זה את זה. שדות התפעול נשארים פתוחים.
כל סוגי המסמכים במקום אחד
כל מסמך נבנה מהנסיעות עצמן, ולא מסיכום שמישהו הקליד בסוף החודש.
-
הפקה דרך מורנינג
מהנסיעות מפיקים חשבונית מס או חשבונית מס/קבלה, ומול חשבונית קיימת מפיקים קבלה. חשבון עסקה מפיקים בהפקת מסמך ידנית. אם החיבור נופל באמצע ההפקה, ניסיון חוזר לא יוצר מסמך כפול.
כלול בכל המסלולים -
חשבוניות זיכוי
זיכוי תמיד מקושר לחשבונית שהוא מתקן, ומקטין את מה שהלקוח חייב. בכרטסת רואים ליד כל נסיעה שזוכתה מול איזה מסמך.
כלול בכל המסלולים -
קבלות ותשלום חלקי
קבלה מופקת מול חשבונית קיימת. כשלקוח משלם רק חלק מהחוב, החשבונית נשארת פתוחה על היתרה.
כלול בכל המסלולים -
לקוח עם מחלקות
כשהנסיעות שסימנתם שייכות לכמה מחלקות, בוחרים: מסמך נפרד לכל מחלקה, או מסמך אחד עם סיכום לכל אחת.
כלול בכל המסלולים -
הפקה מרוכזת בסוף החודש
מפיקים לכל הלקוחות בהרצה אחת. כל לקוח מקבל חשבונית משלו, ותקלה אצל לקוח אחד לא עוצרת את השאר.
כלול ב-Premium -
שליחה במייל
עובד שחיבר את תיבת Microsoft 365 שלו שולח את החשבונית מהתיבה שלו. אפשר גם להוריד טיוטה ל-Outlook, או לשלוח דרך מורנינג בנוסח שלה.
כלול בכל המסלולים
כרטסת לקוח שאפשר לסמוך עליה
לכל לקוח כרטסת עם יתרה מתגלגלת. חשבונית מופיעה בה כשורה אחת שנפתחת לנסיעות שלה, וקבלה או זיכוי מראים מול איזו חשבונית הם נרשמו.
- מחירון ותוספות לכל לקוח, שמהם נבנה החיוב כלול בכל המסלולים
- גיול חוב: עד 30 יום, 31 עד 60, 61 עד 90 ומעל 90 כלול בכל המסלולים
- חיוב או זיכוי ידני, בלי חשבונית ובלי מע״מ, להתחשבנות פנימית כלול בכל המסלולים
- חיפוש מסמך בכל הכרטסות, עם צפייה במסמך עצמו כלול בכל המסלולים
- ייצוא לרו״ח: הכרטסת כקובץ CSV, והניכוי במקור כקובץ אקסל כלול בכל המסלולים
- הלקוח רואה בפורטל את היתרה ואת רשימת המסמכים שלו כלול ב-Smart וב-Premium
גם הצד של הספקים
חשבונית ספק נקלטת במערכת, עוברת אישור לתשלום, והתשלום נרשם מולה. כך הכרטסת של כל ספק יודעת מה יצא ומה עוד פתוח, ואין שני מסכים שמספרים סיפור שונה.
- סטטוס לכל חשבונית: לא מאושר לתשלום, בבדיקה, מאושר לתשלום כלול ב-Smart וב-Premium
- תשלום נרשם מול החשבונית, והמצב שלה מתעדכן לפיו כלול בכל המסלולים
- מעלים צילום של החשבונית, והמערכת מציעה את הערכים לאישור כלול ב-Premium
- קטגוריות הכנסה והוצאה, ורשימת בנקים כלול בכל המסלולים
סגירת חודש מסודרת
לשונית «מבט על» במסך הכספים מרכזת את מה שמחכה לטיפול: נסיעות שלא חויבו, נסיעות בלי מחיר, חשבוניות לאישור ותשלומים לספקים שמגיעים השבוע. לצידן מופיע מצב הסגירה של החודש הקודם.
כשהחודש סגור, נועלים את הספרים עד תאריך. נתון כספי בתקופה הנעולה לא משתנה בלי שחרור מתועד של מנהל, והשיבוץ ממשיך לעבוד כרגיל.
- «מבט על» וצפי תזרים ל-30 יום כלול ב-Smart וב-Premium
- נעילת ספרים עד תאריך כלול בכל המסלולים
- נסיעה שחויבה ננעלת לעריכה של המחיר ושל פרטי הנסיעה כלול בכל המסלולים
שאלות נפוצות
צריך חשבון במורנינג?
כן. ההפקה עוברת דרך מורנינג (חשבונית ירוקה), וכל חברה מחברת את החשבון שלה. ב-Greenline נשמרים רשומת המסמך וקישור אליו, ליד הנסיעות שחויבו בו, והקובץ עצמו נפתח ממורנינג.
מה עושים כשחשבונית יצאה עם טעות?
חשבונית מס לא מוחקים. מפיקים חשבונית זיכוי מול המסמך המקורי, ואם צריך, מפיקים מסמך חדש בסכום הנכון בהפקת מסמך ידנית.
אפשר חשבונית אחת על כל החודש?
כן. בוחרים את הנסיעות של התקופה ומפיקים מסמך אחד. נסיעות עם אותו שם ומסלול, אותו סוג רכב ואותו מחיר מתקבצות לשורה עם כמות, כך שהחשבונית נשארת קצרה וקריאה.
איך הלקוח מקבל את החשבונית?
במייל, מיד אחרי ההפקה: מתיבת Microsoft 365 של העובד, כטיוטה ל-Outlook, או דרך מורנינג. במסלולי Smart ו-Premium הלקוח רואה בפורטל הלקוחות גם את היתרה ואת רשימת המסמכים שלו.
איפה רושמים מספר הקצאה?
בכרטסת הלקוח יש עמודת «מס׳ הקצאה» ליד כל מסמך שהופק. רושמים בה את המספר שקיבלתם, והוא נשאר צמוד לחשבונית בכל פעם שפותחים את הכרטסת.
Greenline מחליפה את רואה החשבון?
לא. Greenline מנהלת את החיוב, הגבייה והתשלומים לספקים, ומוציאה לרו״ח קבצים מסודרים, כמו ייצוא הכרטסת ודוח הניכוי במקור.
רוצים לראות איך נסגר אצלכם חודש?
נעבור יחד על ההפקה, הכרטסת והספקים. 20 דקות, בזום או אצלכם במשרד.