הסעות לרשויות ומוסדות
חברת הסעות שעובדת מול עירייה, מועצה או מוסד גדול מתנהלת מול לקוח אחד עם הרבה מחלקות, אנשי קשר ודרישות דיווח. ב-Greenline כל זה יושב בכרטיס לקוח אחד, מהנסיעה ועד החשבונית.
- מחלקות ואנשי קשר בכרטיס הלקוח
- חשבונית נפרדת או מאוחדת לפי מחלקה
- פורטל עם הרשאות לכל איש קשר
לקוח אחד, הרבה מחלקות
מול רשות מקומית עובדים בפועל עם כמה גורמים: אגף החינוך, הרווחה, מחלקות נוספות ולפעמים כל בית ספר בנפרד. לכל אחד יש איש קשר, תקציב ודרישה משלו לדיווח. כשהמידע מפוזר בין טבלאות ומיילים, קשה לדעת איזו נסיעה שייכת למי ולמי לשלוח את החשבון.
ב-Greenline המחלקה היא חלק מהנתונים עצמם. אפשר לשייך אליה קו, נוסע ונסיעה, ומשם היא ממשיכה לכרטסת ולחשבונית.
מה מקבל לקוח עם מחלקות
-
מחלקות ואנשי קשר
בכרטיס הלקוח מוסיפים מחלקות ואנשי קשר, ואפשר לשייך קו, נסיעה ונוסע למחלקה.
כלול בכל המסלולים -
רשימות נוסעים מקובץ
רשימת תלמידים או משתתפים נטענת מקובץ אקסל. המערכת מזהה את העמודות לפי שורת הכותרת, ומראה מה ייווצר לפני השמירה.
כלול בכל המסלולים -
נהגים אסורים ללקוח
נהג שהלקוח ביקש שלא יגיע מסומן בכרטיס הלקוח. הוא לא מופיע בבחירת הנהג בנסיעות של אותו לקוח, וגם הסדרן האוטומטי לא משבץ אותו.
כלול בכל המסלולים -
קווים קבועים לאורך השנה
קו של שנת לימודים או של מסגרת קבועה מייצר את הנסיעות שלו בימים שנקבעו לו, ואפשר לשייך אותו למחלקה. בקו עם הרשמה, הנסיעה של היום נוצרת בסגירת ההרשמה, רק אם יש נרשמים.
כלול בכל המסלולים
איך מקימים לקוח כזה
פעם אחת בתחילת ההתקשרות, ומשם הכול מתנהל לבד.
פותחים כרטיס ומחלקות
לקוח אחד בשם הרשות או המוסד, ובתוכו המחלקות שמזמינות מכם הסעות.
טוענים נוסעים
רשימות הנוסעים נכנסות מקובץ. כשיש בקובץ עמודת «מחלקה», כל נוסע משויך למחלקה שלו, ומחלקה שעוד לא קיימת נוצרת בייבוא.
בונים קווים
לכל קו קובעים ימים ושעות, ואם רוצים גם מחלקה. הנסיעות של קו קבוע נוצרות בלוח מעצמן.
מחלקים גישה
כל איש קשר מקבל כניסה לפורטל עם ההרשאות שמתאימות לתפקיד שלו.
חשבונית לפי מחלקה
בכרטסת הלקוח מקבצים את הנסיעות לפי מחלקה, עם סכום ביניים לכל אחת ובחירה של כל המחלקה בלחיצה. כשמסמנים נסיעות של כמה מחלקות, המערכת שואלת איך להפיק.
- מסמך נפרד ומספר נפרד לכל מחלקה כלול בכל המסלולים
- או מסמך אחד, עם השורות מקובצות לפי מחלקה כלול בכל המסלולים
- שם המחלקה מופיע על המסמך כלול בכל המסלולים
- אותה בחירה גם בהפקה המרוכזת, על כל טווח תאריכים ולכל הלקוחות בהרצה כלול ב-Premium
פורטל עם הרשאה לכל איש קשר
כל איש קשר נכנס לפורטל עם הנייד שלו וקוד אישי. לאיש קשר שמשויך למחלקה, רשימת הנסיעות מסוננת לנסיעות של המחלקה שלו.
את ההרשאות קובעים לכל איש קשר: צופה, מזמין או מנהל, וכל הרשאה אפשר לשנות בנפרד. מחירים וכרטסת מוצגים רק למי שקיבל הרשאה לראות אותם.
- פורטל ללקוח, עם הרשאות לכל איש קשר כלול ב-Smart וב-Premium
- מנהל אצל הלקוח מוסיף מחלקות ואנשי קשר בעצמו. את הכניסה לפורטל פותחים להם במשרד כלול ב-Smart וב-Premium
- הוספה ועריכה של נוסעים מתוך הפורטל כלול ב-Smart וב-Premium
- חיובים וכרטסת, למי שקיבל הרשאה כלול ב-Smart וב-Premium
- בקשת נסיעה שממתינה לאישור המשרד כלול ב-Premium
דיווח בלי לשלוח קבצים
מחלקה שצריכה דיווח מקבלת מכם קישור לדוח. הדוח נשמר כפי שהיה ביום השליחה, ונפתח בטלפון ובמחשב באותו עיצוב כמו בהדפסה.
- קישור לדוח, ללקוח שאין לו כניסה לפורטל כלול בכל המסלולים
- מי נרשם לכל קו, מאיזו תחנה ובאיזו שעה כלול בכל המסלולים
- דוחות בפורטל, מסודרים לפי חודשים כלול ב-Smart וב-Premium
- סיכום תקלות לפי לקוח, ורשימת הנסיעות שבוטלו, לשיחת סיכום כלול בכל המסלולים
שאלות נפוצות
אפשר חשבונית נפרדת לכל מחלקה?
כן. מסמנים בכרטסת את הנסיעות, ואם הן שייכות לכמה מחלקות בוחרים בין מסמך לכל מחלקה לבין מסמך אחד עם פירוט.
מה רואה בפורטל איש קשר של מחלקה?
לאיש קשר שמשויך למחלקה, רשימת הנסיעות והדוחות בפורטל מסוננים לנסיעות של המחלקה שלו. איש קשר בלי מחלקה רואה את כל הנסיעות של הלקוח. הפורטל כלול במסלולי Smart ו-Premium.
איך מכניסים רשימות נוסעים גדולות?
מקובץ אקסל, ישירות לכרטיס הלקוח. המערכת מזהה את העמודות לפי הכותרות, ומשלימה נוסעים שכבר קיימים במקום ליצור אותם פעמיים.
אפשר לשלוח דוח בלי לפתוח ללקוח פורטל?
כן. קישור לדוח עובד בכל המסלולים ולא דורש כניסה, והלקוח רואה רק את הדוח ששלחתם.
המחלקה יכולה להזמין נסיעה בעצמה?
במסלול Premium איש קשר עם הרשאה פותח בקשה לנסיעה מהפורטל. הבקשה מגיעה למשרד לאישור, ואם היא נדחית, הלקוח רואה בפורטל את הנימוק.
מה עושים כשמחלקה נסגרת?
מסמנים אותה כלא פעילה בכרטיס הלקוח, והיא יורדת מהבחירה בנסיעות חדשות. נסיעות שכבר בוצעו נשארות משויכות אליה, ולכן הכרטסת וההיסטוריה לא משתנות.
עובדים מול רשות או מוסד עם הרבה מחלקות?
נראה לכם את הדרך מהכרטסת ועד הפורטל של איש הקשר. 20 דקות, בזום או אצלכם במשרד.