מעבר ממערכת הסעות אחרת בלי לאבד נתונים
מעבר ממערכת הסעות אחרת מפחיד בעיקר בגלל שלוש שאלות: מה יקרה לנתונים, האם העבודה תיעצר, והאם הצוות יצליח ללמוד. ב-Greenline מייבאים את הנתונים מקבצים, רואים סיכום לפני שמשהו נכנס, ועוברים בצורה מדורגת.
- ייבוא מקבצים, עם סיכום לפני אישור
- ארכיון נסיעות מהמערכת הקודמת
- הדרכה על הנתונים של החברה עצמה
למה נשארים עם מערכת שלא מתאימה
הרבה חברות מרגישות שהמערכת הנוכחית לא מספיקה להן, ובכל זאת לא מחליפות אותה. הסיבה היא פחות הנוחות ויותר הפחד מהמעבר: שנים של נסיעות, מחירונים שנבנו בעמל וצוות שהתרגל לעבוד בדרך מסוימת. הפחדים האלה סבירים, ורובם ניתנים לניהול.
מעבר מסודר מחלק את העבודה לשלוש שאלות: מה עוברים, מתי עוברים, ומי מתאמן. כשהתשובות כתובות, המעבר הופך מתחושה כבדה לפרויקט עם תאריך.
מה מעבירים, ואיפה זה נכנס
לא הכול כדאי לייבא. חלק נבנה מחדש בצורה נקייה.
-
לקוחות, נהגים ורכבים
כלי הייבוא קורא קבצי אקסל, וגם קובץ מסד נתונים שיוצא מהמערכת הקודמת. בקובץ כזה מסמנים לכל עמודה לאן היא נכנסת, ומקבלים סיכום לפני שהשורות נשמרות.
כלול בכל המסלולים -
רשימות נוסעים
נוסעים נכנסים גם מקובץ נפרד, למשל רשימה שקיבלתם מלקוח עסקי, בלי להקליד אחד אחד.
כלול בכל המסלולים -
קווים ומחירונים
קו קבוע מוגדר פעם אחת וחוזר מעצמו, ולכל קו אפשר לקבוע מחיר קבוע. מעבר הוא הזדמנות לנקות קווים שכבר לא פעילים ולא להעתיק אותם.
כלול בכל המסלולים -
נסיעות מהעבר
במסלול Premium יש ארכיון נסיעות מהמערכת הקודמת. נסיעות העבר מופיעות בלוח, ובחישובי הכספים והשכר הן ממשיכות להיכלל.
כלול ב-Premium
ארבעה שלבים למעבר בלי הפתעות
קובעים תאריך
בוחרים נקודת התחלה נוחה, לרוב תחילת חודש, כדי שהחיוב והשכר של כל חודש יישארו שלמים במערכת אחת. נמנעים מימים שבהם הלחץ בשיאו, כמו פתיחת שנת הלימודים.
מוציאים את הנתונים
מבקשים מהספק הנוכחי ייצוא של לקוחות, נהגים, רכבים ונוסעים, ושומרים עותק מלא לפני כל צעד. את המנוי הישן לא מבטלים עד שהמעבר הסתיים.
מייבאים ובודקים
מעלים את הקבצים, קוראים את הסיכום ורק אז מאשרים. רשומה שכבר קיימת, לפי שם או מספר רישוי, לא נכנסת פעמיים. אחר כך בודקים בדגימה שמספר הלקוחות, הנהגים והרכבים תואם למה שהיה במערכת הקודמת.
מדריכים ועוברים
המשרד והנהגים מתרגלים על הנתונים של החברה עצמה, ולא על דוגמה זרה. ביום הקובע עוברים, והמערכת הישנה נשארת בהישג יד לבירורים בשבועות הראשונים.
תקופת המעבר והדרכה: שבועיים שמכריעים
מעבר מצליח או נכשל בשבועות הראשונים, כשהצוות מחליט אם המערכת החדשה עוזרת לו או מפריעה. כדאי לתכנן אותם במיוחד.
- סיור הדרכה בתוך המערכת, שמראה למשתמש חדש את המסכים כלול בכל המסלולים
- צ׳אט תמיכה וחיבור מרחוק, כדי לקבל עזרה על המסך עצמו בימים הראשונים כלול בכל המסלולים
- נהגים מורידים את האפליקציה ומאשרים נסיעות, ולמי שאין יש דף נקי להדפסה כלול ב-Smart וב-Premium
- הרשאות לכל עובד כבר מההתחלה, כדי שכל אחד יראה רק את מה שמיועד לו כלול בכל המסלולים
- לקוחות עסקיים מקבלים כניסה לפורטל משלהם כלול ב-Smart וב-Premium
- ייצוא לאקסל בכל עת, כך שהנתונים נשארים בידיכם כלול בכל המסלולים
מה לשאול לפני שמחליטים
כדי שהמעבר ממערכת הסעות אחרת לא יתברר כטעות, שאלו את עצמכם ואת הספק החדש כמה שאלות. האם אוכל להוציא את כל הנתונים שלי בכל רגע? מי עוזר לי בשבועות הראשונים? ומה בדיוק נכנס בייבוא ומה נשאר לבנות ידנית?
כמה זמן ייקח המעבר וכמה יעלה לכם ההטמעה? זה תלוי בגודל החברה, ונבדק יחד בשיחת ההיכרות. חברה קטנה עם כמה קווים תעבור אחרת מחברה עם מאות נסיעות ביום, ועדיף לדעת זאת מראש.
ולבסוף, אל תחכו לרגע שבו המערכת הישנה תקרוס. מעבר שנעשה מתוך בחירה, עם תאריך ועם עותק מלא של הנתונים, כמעט תמיד חלק יותר ממעבר שנעשה מתוך משבר.
שאלות נפוצות
אילו נתונים אפשר להעביר מהמערכת הקודמת?
לקוחות, נוסעים, נהגים, רכבים, ספקים ועובדים. הקבצים יכולים להיות אקסל או קובץ מסד נתונים של המערכת הקודמת, ונסיעות חד-פעמיות נכנסות מקובצי אקסל.
אפשר לשמור את היסטוריית הנסיעות?
במסלול Premium יש ארכיון נסיעות מהמערכת הקודמת, ונסיעות העבר מופיעות בלוח. מה בדיוק נכנס תלוי בקבצים שיש לכם, ומתברר בשיחת ההיכרות.
צריך להפסיק לעבוד בזמן המעבר?
לא. הייבוא וההקמה נעשים מראש, בלי להפריע לעבודה השוטפת, ועוברים ביום שקבעתם.
כמה זמן המעבר לוקח, וכמה הוא עולה?
שניהם תלויים בגודל החברה, ונקבעים איתכם מראש בשיחת ההיכרות.
ומה אם נרצה לעזוב בעתיד?
הנסיעות והדוחות מיוצאים לאקסל בכל עת, ולכן השליטה בנתונים נשארת אצלכם.
רוצים לבדוק איך המעבר ייראה אצלכם?
נעבור על הקבצים שיש לכם בהדגמה של 20 דקות, בזום או אצלכם במשרד.