הזמנות הסעות בלי פספוסים
הזמנות הסעות מגיעות מכל כיוון: שיחה בזמן נהיגה, מייל בתיבה משותפת והודעה בוואטסאפ. כדי לא לפספס אף אחת, כל הזמנה נרשמת מיד בלוח אחד, וב-Greenline גם הלקוח יכול להזמין או לאשר הצעה בעצמו.
- כל הזמנה נרשמת פעם אחת, בלוח אחד
- הצעת מחיר בקישור, והלקוח מאשר מהטלפון
- הזמנה מהפורטל מגיעה למשרד כבקשה לאישור
איפה הזמנות הולכות לאיבוד
הזמנה לא נעלמת בגלל רשלנות. היא נעלמת כי היא נקלטה במקום שאף אחד אחר לא רואה: בטלפון של סדרן שנהג בזמן השיחה, בתיבת מייל של עובד שיצא לחופשה, או בהודעת וואטסאפ שנקברה מתחת להודעות אחרות.
לכן הכלל הראשון פשוט, והוא נכון גם בלי תוכנה: הזמנה לא נחשבת קיימת עד שנרשמה במקום קבוע אחד. מי שקיבל אותה, בשיחה או בהודעה, רושם אותה מיד ולא «אחר כך».
חשוב לדעת גם מה Greenline לא עושה. היא אינה קוראת הודעות וואטסאפ או מיילים ואינה פותחת מהם נסיעות לבד. את הרישום עושה אדם. מה שהמערכת נותנת הוא מקום אחד לרישום, וערוצים שבהם הלקוח עצמו מזמין או מאשר, כך שפחות הזמנות בכלל עוברות דרך הודעה.
קבלת הזמנה בחמישה צעדים
נוהל קצר שאפשר ליישם מחר בבוקר, עם מערכת או בלעדיה.
רושמים מיד
פותחים נסיעה בלוח עוד בזמן השיחה. נסיעה שחסרים בה פרטים עדיפה על פתק שמונח על השולחן.
ממלאים את מה שחייבים לדעת
תאריך, שעת איסוף, מוצא ויעד, מספר נוסעים, סוג רכב, ושם וטלפון של המזמין. את השאר משלימים אחר כך.
מאשרים ללקוח בכתב
הודעה קצרה שחוזרת על התאריך, השעה והכתובת. לקוח שרואה את הפרטים כתובים מתקן טעות לפני שהיא הופכת לנסיעה שהוחמצה.
משבצים
מוצאים נהג ורכב פנויים, ובודקים שמספר המקומות ברכב מספיק לנוסעים.
בודקים בערב שלפני
עוברים על הלוח של מחר ומוודאים שלכל נסיעה יש נהג, ושהסידור יצא אליו.
ארבע דרכים שהזמנה נכנסת למערכת
הבחירה תלויה במי שמזמין: לקוח חדש, לקוח שמבקש מחיר, או לקוח קבוע.
-
הזמנה שנרשמה במשרד
נסיעה בלוח היומי עם תאריך, שעות, לקוח ונוסעים. קו שחוזר כל שבוע מוגדר פעם אחת כקו קבוע, ולא מוקלד מחדש בכל יום.
כלול בכל המסלולים -
הצעת מחיר בקישור
כשהלקוח מבקש מחיר, שולחים הצעה במייל עם קישור. הוא מסמן מה הוא מאשר וחותם מהטלפון, ובמשרד רואים מתי פתח אותה ומה ענה.
כלול ב-Smart וב-Premium -
מהצעה מאושרת לנסיעות
הצעה שאושרה הופכת לנסיעות בלוח, עם התאריכים, השעות והמחיר שבה. הנסיעות ממתינות לשיבוץ, בלי הקלדה שנייה.
כלול ב-Smart וב-Premium -
הזמנה מהפורטל
איש קשר אצל הלקוח ממלא תאריך, שעה, מספר נוסעים, מוצא ויעד. ההזמנה מגיעה למשרד כבקשה, והמשרד מאשר או דוחה עם נימוק. אישור פותח אותה כנסיעה בלוח.
כלול ב-Premium
אחרי הרישום, שההזמנה לא תיפול בין הכיסאות
כשההזמנה נמצאת בלוח, אפשר לסמוך על הלוח ולא על הזיכרון של מישהו. הוא מסמן בעיות, מזכיר מה לא נשלח ושומר מי שינה מה.
- שומר הסידור מסמן נהג ששובץ לשתי נסיעות חופפות, ונסיעה עם יותר נוסעים ממקומות ברכב כלול בכל המסלולים
- התראה בפעמון כשהסידור של מחר עדיין לא נשלח לנהגים כלול ב-Smart וב-Premium
- שליחה אוטומטית של הסידור לנהגים, בשעה שקבעתם כלול ב-Smart וב-Premium
- סדרן שפותח נסיעה שמישהו אחר עורך רואה את שמו, בצפייה בלבד כלול בכל המסלולים
- כל שינוי בהזמנה נרשם בהיסטוריה של הנסיעה, עם שם מי ששינה כלול בכל המסלולים
- הזמנת עבודה מודפסת, למי שצריך לתת ללקוח מסמך כלול בכל המסלולים
מה עושים עם לקוח שמזמין בוואטסאפ
לא צריך לבקש מלקוחות להפסיק. מי שמקבל את ההודעה מעתיק אותה ללוח, ועונה ללקוח עם אישור שחוזר על הפרטים. כך ההודעה הופכת לנסיעה מתועדת, והלקוח יודע שמישהו אחראי עליה.
ללקוח עסקי שמזמין הרבה, כדאי להציע את הפורטל. ההזמנות שלו נכנסות כבקשות מסודרות, עם כל הפרטים בשדות, ואין צורך לפענח הודעה חופשית. בשביל לקוח חד-פעמי מספיקה הצעה בקישור.
הזמנות הסעות שנרשמות כך משאירות עקבות: מי קיבל, מתי נרשם ומה סוכם. כשלקוח אומר «התקשרתי אליכם», יש מה לבדוק.
שאלות נפוצות
Greenline קולטת הזמנות מוואטסאפ ומהמייל באופן אוטומטי?
לא. היא לא קוראת הודעות ולא יוצרת מהן נסיעות. מי שקיבל את ההזמנה רושם אותה בלוח, ולקוחות קבועים יכולים לקבל פורטל ולהזמין בעצמם.
איך לקוח עסקי מזמין נסיעה מהפורטל?
איש הקשר ממלא בקשה: תאריך, שעה, מספר נוסעים, מוצא ויעד. המשרד מאשר או דוחה עם נימוק, ובקשה שאושרה נפתחת כנסיעה בלוח.
הלקוח צריך להתקין משהו כדי לאשר הצעת מחיר?
לא. הקישור פותח דף בדפדפן של הטלפון. הלקוח מסמן מה הוא מאשר וחותם באצבע.
איך מוודאים שהזמנה לא נשכחה?
בודקים בערב את הלוח של מחר. נסיעה בלי נהג רואים מיד, והמערכת מתריעה כשהסידור של מחר עוד לא נשלח לנהגים.
באילו מסלולים זה כלול?
הלוח והקווים הקבועים כלולים בכל המסלולים. הצעות המחיר והפורטל כלולים ב-Smart וב-Premium, והזמנת נסיעות מהפורטל כלולה ב-Premium.
רוצים שכל הזמנה תגיע למקום אחד?
נראה בהדגמה של 20 דקות, בזום או אצלכם במשרד, איך הזמנה נרשמת ומגיעה עד הנהג.