ניהול הסעות באקסל: מתי עוברים למערכת
ניהול הסעות באקסל עובד עד שהחברה גדלה. אחר כך מגיעים שינויים של הרגע האחרון, כמה סדרנים על אותו קובץ, והעתקה ידנית של נסיעות לחשבוניות ולשכר. Greenline מחליפה את הקובץ בלוח אחד, ואפשר לעבור אליה בלי להפסיק לעבוד.
- כרטיס לכל נסיעה, עם היסטוריה של כל שינוי
- נעילה שמונעת מסדרן לדרוס את העבודה של חברו
- חשבונית ושכר מאותן נסיעות, בלי העתקה
איפה הקובץ מתחיל להיכשל
אקסל מצוין להתחלה: גמיש ומוכר. הבעיה היא שהוא לא יודע מה קורה סביב הטבלה. הוא לא מתריע כששני נהגים משובצים לאותה שעה, לא זוכר מי שינה שורה, ולא מעדכן נהג ששעה השתנתה.
בפועל זה נראה כך: הסידור יוצא בקבוצת וואטסאפ, אחר כך משהו משתנה, והנהג ממשיך לפי ההודעה הישנה. שני סדרנים פותחים את אותו קובץ ואחד שומר מעל השני. ובסוף החודש מעתיקים נסיעות לחשבוניות ולדוח השכר, ומקווים שלא פספסו שורה.
אקסל מול Greenline, בארבעה מקומות
בכל כרטיס: איך זה נראה בקובץ, ומה קורה כשהנסיעות במערכת.
-
שינוי ברגע האחרון
באקסל: מתקנים שורה, שולחים הודעה ומקווים שהנהג קרא. ב-Greenline: משנים בנסיעה, והנהג רואה באפליקציה מה השתנה. בלוח רואים אם אישר.
כלול ב-Smart וב-Premium -
כמה סדרנים על אותו קובץ
באקסל: מי ששומר אחרון דורס את כולם. ב-Greenline: הראשון שפותח כרטיס נסיעה עורך אותו, ומי שפותח אחריו רואה את שם העורך, בצפייה בלבד. כל שינוי נרשם בהיסטוריה של הנסיעה, עם שם המשנה והשעה.
כלול בכל המסלולים -
חשבונית בסוף החודש
באקסל: מעתיקים נסיעות לחשבוניות, לקוח אחרי לקוח. ב-Greenline: החיוב נבנה מהנסיעות שבוצעו, עם התוספות וההנחות של הלקוח, ומופק דרך מורנינג.
כלול בכל המסלולים -
שכר נהגים
באקסל: סוכמים שעות ונסיעות לכל נהג בנפרד. ב-Greenline: דוח השכר נבנה מהנסיעות של כל נהג, יום אחרי יום.
כלול ב-Smart וב-Premium
הסידור יוצא לטלפון של הנהג, לא לקבוצה
במקום להדביק את הסידור בהודעה, שולחים אותו מהלוח לאפליקציה של הנהג, נסיעה אחת או כמה יחד. הנהג מאשר או דוחה, וליד כל נסיעה בלוח רואים מה ענה. אפשר גם לקבוע שעה, והסידור של מחר יוצא לבד.
- אישור או דחייה של כל נסיעה, ישר מהטלפון כלול ב-Smart וב-Premium
- שליחה אוטומטית של הסידור של מחר, בשעה שקבעתם כלול ב-Smart וב-Premium
- דף נקי להדפסה לנהג שאין לו אפליקציה כלול בכל המסלולים
מה עוד שונה מעבודה בקובץ
חלק ממה שהסדרן עושה היום ביד, המערכת עושה בשבילו.
- שומר הסידור מסמן נהג ששובץ לשתי נסיעות חופפות כלול בכל המסלולים
- קו קבוע מוגדר פעם אחת, ומייצר את הנסיעות שלו בכל יום כלול בכל המסלולים
- נסיעה שנמחקה בטעות חוזרת מסל המיחזור כלול בכל המסלולים
- אחרי סגירת חודש, ההכנסות, ההוצאות ומחירי הנסיעות עד התאריך הנעול לא משתנים כלול בכל המסלולים
- רשימה של נסיעות שבוצעו ועוד לא חויבו, כדי ששורה לא תישכח כלול ב-Smart וב-Premium
- הלוח והדוחות יוצאים חזרה לאקסל בכל רגע כלול בכל המסלולים
איך עוברים מאקסל ל-Greenline
ארבעה שלבים, ובכל שלב אתם רואים ומאשרים לפני שממשיכים.
ייבוא
לקוחות, נהגים, רכבים וספקים, וגם נסיעות חד-פעמיות, עוברים מהאקסל למערכת. לפני שמשהו נכנס, אתם רואים תצוגה מקדימה ומאשרים.
הקמה
נפתחת כתובת משלכם, ומוגדרים עובדים והרשאות, מחירונים וקווים קבועים.
הדרכה
המשרד והנהגים מתאמנים על הנתונים של החברה עצמה.
עבודה במקביל
האקסל נשאר פתוח לצד המערכת. כשאתם בטוחים, מפסיקים לעדכן אותו ועוברים.
מה נדרש מכם, ומה נשאר שלכם
כדי להתחיל צריך קובץ אקסל או גישה למערכת הקודמת, ואיש קשר אחד במשרד.
את משך ההטמעה ואת עלותה קובעים לפי גודל החברה, בשיחת ההיכרות.
הנתונים נשארים שלכם. את הנסיעות ואת הדוחות אפשר לייצא לאקסל בכל רגע.
שאלות נפוצות
אפשר להמשיך לעבוד באקסל תוך כדי המעבר?
כן. בשלב העבודה במקביל האקסל ממשיך לשמש אתכם, עד שאתם בטוחים במערכת. רק אז מפסיקים לעדכן אותו.
הקובץ שלנו בנוי בצורה משלו. זו בעיה?
לא. הנתונים מחולצים מהקובץ שיש לכם, ולפני שמשהו נכנס למערכת אתם רואים תצוגה מקדימה ומאשרים.
אילו נתונים אפשר להעביר מהאקסל?
לקוחות, נהגים, רכבים, ספקים ועובדים, וגם נסיעות חד-פעמיות. לקוח או רכב שכבר קיימים במערכת, לפי שם או מספר רישוי, לא נכנסים פעמיים.
כמה זמן לוקח לעבור, וכמה זה עולה?
משך ההטמעה ועלותה תלויים בגודל החברה, ונקבעים איתכם בשיחת ההיכרות.
מה קורה לנתונים אם נחליט להפסיק?
הם נשארים שלכם. את הנסיעות והדוחות אפשר לייצא לאקסל בכל רגע.
מה כלול בכל מסלול?
לוח הנסיעות, הלקוחות, הנהגים, הרכבים, הכספים, החשבוניות והדוחות כלולים בכל המסלולים. האפליקציה לנהג והשכר כלולים ב-Smart וב-Premium.
מוכנים להפסיק להעתיק בין קבצים?
הדגמה של 20 דקות, בזום או אצלכם במשרד. נראה איך יום עבודה אצלכם נראה במערכת.