מעקב תוקף רישיונות נהגים
מעקב תוקף רישיונות נהגים הוא מהמשימות שנופלות הכי בקלות: התאריכים מפוזרים בין תיקים, תמונות וזיכרון. ב-Greenline תוקף הרישיונות וההדרכות נשמר בכרטיס הנהג, הטסט והביטוחים בכרטיס הרכב, והמערכת מתריעה לפני שמשהו פג.
- תאריך לכל רישיון והדרכה בכרטיס הנהג
- התראה לפני שהתוקף פג
- סימון בלוח כשנהג עם תוקף שפג משובץ
למה תאריך אחד שפג עולה ביוקר
נהג שאחד מהאישורים שלו פג לא אמור לנהוג. חברה שמגלה זאת רק בבוקר הנסיעה נשארת עם נסיעה בלי נהג, וסדרן שמחפש מחליף בטלפון, בשעה שהנוסעים כבר מחכים.
הבעיה כמעט אף פעם אינה חוסר אכפתיות. מישהו מקליד את הרשימה פעם אחת, ואחר כך היא מתיישנת. נהג חדש נכנס ולא נוסף אליה, הדרכה התחדשה ואף אחד לא עדכן, והקובץ ממשיך להציג את התאריך הישן.
מעקב תוקף רישיונות נהגים טוב נשען פחות על תוכנה ויותר על סדר. התוכנה רק דואגת שהסדר הזה לא תלוי בזיכרון של אדם אחד.
חמישה הרגלים שעובדים בכל חברה
אלה לא דורשים מערכת. הם דורשים החלטה, ובדרך כלל אדם אחד שאחראי.
רשימה אחת לכל נהג
רישיון נהיגה, רישיון מקצועי, הדרכת בטיחות, ולמי שצריך גם בדיקה רפואית ואישורים נוספים. תאריך תוקף ליד כל אחד, ועותק סרוק של המסמך.
אחראי אחד
אדם קבוע, בדרך כלל קצין הבטיחות, מעדכן ובודק. כשכולם אחראים, אף אחד לא.
סקירה חודשית
פעם בחודש עוברים על כל מה שפג בחודשיים הקרובים, וקובעים לנהגים חידוש לפני שהתאריך מגיע, לא אחריו.
לא משבצים אחרי הפקיעה
לפני שבוע עמוס בודקים מי מתקרב לפקיעה, ולא מקבעים אותו לימים שאחרי התאריך.
גם הרכבים
לרכבים יש תאריכים משלהם: טסט, ביטוח חובה וביטוח מקיף. עוברים עליהם באותה סקירה חודשית, יחד עם התאריכים של הנהגים.
מה Greenline שומרת ומתריעה עליו
מעקב תוקף רישיונות נהגים נרשם פעם אחת בכרטיס, והמערכת עושה איתו את העבודה השוטפת.
-
תאריכים בכרטיס הנהג
בכרטיס כל נהג נרשמים תאריכי התוקף של רישיון הנהיגה, הרישיון המקצועי והדרכת הבטיחות. המסמכים עצמם נשמרים לצידם, כך שבודקים את הקובץ ולא רק את התאריך.
כלול בכל המסלולים -
מסך קצין הבטיחות
מסך אחד שמרכז את התוקפים שעומדים לפוג, כדי שלא יצטרכו לפתוח כרטיס אחרי כרטיס. לעובד עם תפקיד «קצין בטיחות» זה גם מסך הפתיחה.
כלול ב-Smart וב-Premium -
טסט וביטוחים בכרטיס הרכב
לכל רכב נרשמים מועד הטסט, ביטוח החובה והביטוח המקיף. אותו מסך מסמן רכב שהתאריך שלו עבר או מתקרב, ושומר הסידור מתריע כשרכב כזה משובץ לנסיעה.
כלול ב-Smart וב-Premium -
בדיקות תקופתיות
רושמים מתי התקיימה הפגישה האחרונה עם קצין הבטיחות ומתי נבדקו הרישיון והנקודות, והמערכת מחשבת את המועד הבא. בדיקה רפואית נרשמת לפי התאריך הבא שלה.
כלול ב-Smart וב-Premium -
היעדרות לחידוש
נהג שיוצא להדרכה או לחידוש רישיון נרשם בהיעדרות. שיבוץ שלו באותם תאריכים מקפיץ אזהרה, ולכן הסידור נבנה סביב היום החסר.
כלול בכל המסלולים
התוקף נבדק גם ברגע השיבוץ
תאריך בכרטיס נהג הופך לבעיה כשהנהג משובץ לנסיעה. לכן הבדיקה לא נעצרת ברשימה, והיא נעשית גם מול הלוח.
- שומר הסידור מסמן נהג משובץ שהרישיון או ההדרכה שלו פגו. זו התראה ולא חסימה, וההחלטה נשארת אצלכם כלול בכל המסלולים
- הסדרן האוטומטי לא מציע לנסיעה נהג שהתוקף שלו פג, ולכל פסילה הוא מצרף סיבה כתובה כלול ב-Premium
- מסמכי הנהג מועלים לכרטיס שלו, ואפשר לראות את המסמך המקורי ליד התאריך כלול בכל המסלולים
- ההרשאות של כל עובד קובעות לאילו מסכים ופעולות יש לו גישה, ולכן אפשר להגביל מי נוגע בנתוני הנהגים כלול בכל המסלולים
מה כדאי לא להניח
מערכת מתריעה על מה שנרשם בה. תאריך שהוקלד לא נכון יתריע לא נכון, ולכן כדאי להקליד תאריך מתוך המסמך עצמו, ליד העותק הסרוק, ולא מהזיכרון.
גם הסקירה החודשית לא מתבטלת. ההתראה מקצרת אותה ומאפשרת לעשות אותה תוך דקות, אבל מישהו עדיין צריך לפתוח את הרשימה ולהחליט מה לעשות: לחדש, להחליף נהג או לבקש מהנהג להשלים הדרכה. כך מעקב תוקף רישיונות נהגים הופך מנוהג של רגע האחרון להרגל שקט.
שאלות נפוצות
המערכת חוסמת שיבוץ של נהג שהרישיון שלו פג?
לא. שומר הסידור מסמן את השיבוץ כהתראה, וההחלטה אצלכם. הסדרן האוטומטי, במסלול Premium, פשוט לא מציע נהג שהתוקף שלו פג.
אילו תוקפים נשמרים בכרטיס הנהג?
בכרטיס הנהג: רישיון נהיגה, רישיון מקצועי והדרכת בטיחות, ולצידם המסמכים. בכרטיס הרכב: טסט, ביטוח חובה וביטוח מקיף.
מי צריך לראות את ההתראות?
קצין הבטיחות או מי שמרכז את הנושא בחברה. עובד עם תפקיד «קצין בטיחות» נפתח על מסך שמרכז את התוקפים שדורשים טיפול, ואת מה שכל עובד רואה קובעות ההרשאות שלו.
מה מכניסים כשמצרפים נהג חדש?
פותחים כרטיס, מזינים את התאריכים ומעלים את המסמכים. כך התוקף נבדק כבר מהשיבוץ הראשון.
באיזה מסלול זה כלול?
תוקף הרישיונות, מסמכי הנהג וההיעדרויות כלולים בכל המסלולים. מסך קצין הבטיחות, עם הטסטים והביטוחים של הרכבים, כלול ב-Smart וב-Premium.
רוצים שהתאריך הבא לא יפתיע אתכם?
נעבור על כרטיס נהג ועל הלוח בהדגמה של 20 דקות, בזום או אצלכם במשרד.