הנהלת חשבונות בחברת הסעות
הנהלת חשבונות בחברת הסעות נשענת על חבילה מסודרת שרואה החשבון מקבל בזמן. ב-Greenline החיוב מופק דרך מורנינג, זיכויים מקושרים לחשבונית המקורית, והכרטסות והניכוי במקור יוצאים לרואה החשבון כקבצים מוכנים.
- חשבוניות וזיכויים דרך מורנינג
- ייצוא כרטסת וניכוי במקור לרואה החשבון
- סגירת חודש עם נעילת ספרים
מה רואה החשבון צריך מחברת הסעות
רואה חשבון לא צריך לדעת איזה נהג נסע לאן. הוא צריך לדעת מה נמכר, מה נקנה ומה שולם. מחברת הסעות זה אומר חשבוניות שהופקו, זיכויים שמקושרים אליהן, חשבוניות של ספקים וקבלני משנה עם מע״מ וקטגוריה, תשלומים עם אסמכתא ונתוני ניכוי במקור. ולכל זה תאריך סגירה.
הנהלת חשבונות בחברת הסעות נתקעת בדרך כלל בשלושה מקומות: מסמכים שהגיעו באיחור, תיקונים שנעשו אחרי שהדוחות כבר נשלחו, וקושי להבין ממה נוצר כל סכום. לכן עוזר לקבוע מועד קבוע בחודש, חבילה קבועה ואדם שאחראי עליה.
כדאי לשאול את רואה החשבון פעם אחת מה הוא צריך: באיזה פורמט, עד איזה יום בחודש, ואיך הוא רוצה לקבל זיכויים וניכוי במקור. התשובות קובעות איך מסדרים את החבילה, ומונעות בקשות חוזרות באמצע החודש.
חבילה חודשית לרואה החשבון
הנהלת חשבונות בחברת הסעות חוזרת על עצמה כל חודש, ולכן כדאי שיהיו לה חמישה צעדים קבועים.
בודקים שכל נסיעה תומחרה
נסיעה בלי מחיר היא הכנסה שלא תיכנס לחשבונית, ולכן בודקים אותה ראשונה.
מפיקים חשבוניות וזיכויים
מפיקים את מסמכי החודש, ומתקנים טעות בזיכוי מקושר ולא בעריכת מסמך שכבר יצא.
קולטים חשבוניות ספקים
כל חשבונית ספק נקלטת עם מע״מ וקטגוריה, והתשלומים נרשמים מולה.
מייצאים
הכרטסות והניכוי במקור יוצאים לקבצים, ובמסלול Premium גם קובץ במבנה האחיד.
נועלים את החודש
אחרי ההעברה נועלים את התקופה, כדי שמספר שרואה החשבון כבר עבד איתו לא ישתנה מאחורי הגב.
מה Greenline מכינה לרואה החשבון
המסמכים והנתונים נוצרים בעבודה השוטפת, ולא בהקלדה מחדש בסוף החודש.
-
חשבוניות דרך מורנינג
המסמכים מופקים מהחשבון שלכם במורנינג ומקבלים שם מספר. אצלנו נשמרת רשומה שמחברת כל מסמך לנסיעות שחויבו בו, כך שהמשרד ורואה החשבון מסתכלים על אותו מסמך.
כלול בכל המסלולים -
חשבוניות זיכוי
חשבונית שיצאה בטעות לא נמחקת. מפיקים זיכוי שמצביע עליה: זיכוי מלא מבטל אותה, וחלקי מקטין את החוב של הלקוח. הסכום מוגבל ליתרה, ורואה החשבון מקבל שרשרת מסמכים ברורה.
כלול בכל המסלולים -
מבנה אחיד
הקובץ במבנה האחיד שרשות המסים קבעה מוכן מהמסמכים שהופקו. ההכנה רצה ברקע, והפעמון מודיע כשהוא מוכן.
כלול ב-Premium -
ניכוי במקור
בכרטיס הספק נרשמים אחוז הניכוי ותוקף האישור. בתשלום המערכת מחשבת את הניכוי, והדוח לרואה החשבון נבנה מהתשלומים שנרשמו בפועל ולא מהערכה.
כלול בכל המסלולים -
ייצוא לאקסל
הכרטסות של לקוחות וספקים יוצאות לקובץ לרואה החשבון, וכל דוח שבניתם יוצא לאקסל. יש גם חיפוש מסמך בכל הכרטסות, למקרה שרואה החשבון מבקש עותק.
כלול בכל המסלולים -
נעילת ספרים
בסוף החודש נועלים את הספרים עד תאריך. שינוי של נתון כספי בתקופה שנסגרה נחסם, אלא אם מנהל משחרר אותה ושחרור כזה נרשם. הלוח ממשיך לעבוד כרגיל.
כלול בכל המסלולים
מה נשאר אצל רואה החשבון
Greenline אינה תוכנת הנהלת חשבונות. היא לא מנהלת פנקסים, לא מגישה דוחות לרשויות ולא מחליפה את רואה החשבון. היא מנהלת חיוב, גבייה ותשלומים לספקים, ומוציאה מהם נתונים מסודרים.
ההפרדה הזאת טובה לשני הצדדים. המשרד עובד בכלי שמכיר את הנסיעות, ורואה החשבון ממשיך בכלי שהוא עובד בו. חיבור לרואה החשבון הוא בעיקר חבילה שחוזרת על עצמה כל חודש.
שאלות נפוצות
Greenline מחליפה את תוכנת הנהלת החשבונות?
לא. היא מנהלת את החיוב, הגבייה והתשלומים לספקים, ומוציאה לרואה החשבון נתונים מסודרים. הנהלת החשבונות עצמה והדיווח לרשויות נשארים אצלו.
אילו קבצים אפשר להעביר לרואה החשבון?
כרטסות של לקוחות וספקים, דוח הניכוי במקור כקובץ אקסל, דוחות שבניתם, ובמסלול Premium גם קובץ במבנה האחיד.
צריך חשבון במורנינג?
כן. החברה מחברת את החשבון שלה, והמסמכים מופקים ממנו. החיבור מתחיל בארגז חול לבדיקה, ורק אחרי שמגדירים ייצור מסמכים מופקים באמת.
מה עושים כשחשבונית יצאה עם סכום שגוי?
לא מוחקים אותה. מפיקים זיכוי מקושר לה, ואם צריך מפיקים מסמך חדש בסכום הנכון.
מה נעילת ספרים חוסמת?
שינוי של נתון כספי בתקופה שנסגרה. כדי לשנות, מנהל משחרר את הנעילה והשחרור נרשם. שיבוץ נסיעות ממשיך לעבוד כרגיל.
באילו מסלולים זה כלול?
הפקת חשבוניות, זיכויים, ניכוי במקור, ייצוא לאקסל ונעילת ספרים כלולים בכל המסלולים. המבנה האחיד כלול ב-Premium.
רוצים להכין חבילה לרואה החשבון בלי עבודה כפולה?
נעבור על הפקה, זיכוי, ייצוא ונעילת חודש. הדגמה של 20 דקות, בזום או אצלכם במשרד.