ניהול הוצאות בחברת הסעות
ניהול הוצאות בחברת הסעות מתחיל בשאלה אחת: על מי ההוצאה הזאת. ב-Greenline הוצאה נרשמת על רכב או כהוצאה כללית, חשבוניות ספקים נקלטות ומשולמות מול הכרטסת, ומועדי התשלום נכנסים לצפי התזרים.
- הוצאות רכב והוצאות כלליות, כל אחת במקומה
- חשבונית ספק נקלטת ומשולמת מול הכרטסת
- צפי תזרים שכולל את מועדי התשלום
לא כל הוצאה שייכת לאותה רשימה
בחברת הסעות יש הוצאות של רכב מסוים, כמו דלק, צמיגים, טיפולים וביטוח. יש הוצאות של הפעילות כולה, כמו משרד, תוכנות וטלפונים. ויש תשלומים לאנשים שעובדים בשבילכם, כמו ספקים וקבלני משנה. כשהכול נכנס לרשימה אחת, אי אפשר לדעת כמה עולה רכב אחד וכמה עולה לנהל את החברה.
ניהול הוצאות בחברת הסעות הוא קודם כול הפרדה. כל הוצאה מקבלת כתובת, קטגוריה ותאריך ביום שהחשבונית מגיעה. מי שמחכה לסוף החודש כדי לסווג, מסווג מהזיכרון.
הבחנה נוספת שכדאי לעשות היא בין הוצאה קבועה להוצאה משתנה. שכירות וביטוח נמשכים גם בחודש שקט, ואילו דלק ותיקונים עולים עם כמות הנסיעות. מי שמסתכל רק על הסכום הכולל לא רואה מה אפשר להשפיע עליו.
חמישה כללים לניהול הוצאות בחברת הסעות
קטגוריות לפי השאלות שתשאלו
לפני שמגדירים קטגוריות, כותבים מה רוצים לדעת: כמה עולה דלק לרכב, כמה עולה ביטוח, כמה מוציאים על משרד. הרשימה צריכה להספיק לדוח, לא לתאר כל שקל.
כל חשבונית נקלטת פעם אחת, ביום שהגיעה
חשבונית שיושבת בתיבת הדואר היא חוב שלא רואים. קולטים אותה מיד, עם ספק, סכום, מע״מ ומועד לתשלום.
אדם אחד מאשר לפני תשלום
מי שמאשר אינו בהכרח מי שמשלם. ההפרדה מונעת תשלום כפול ותשלום על שירות שלא התקבל.
משלמים מול חשבונית ולא מול זיכרון
תשלום שנרשם מול מסמך מקטין את החוב בדיוק. תשלום «על חשבון» משאיר יתרות שאף אחד לא מבין.
מסתכלים קדימה פעם בשבוע
לא רק על מה שהוצאתם, אלא על מה שמגיע: כמה חשבוניות ממתינות לתשלום ומתי נפרע כל צ׳ק.
איפה כל הוצאה נרשמת ב-Greenline
כמה נקודות כניסה, ומאחוריהן אותם נתונים.
-
הוצאות רכב
הוצאה של רכב נרשמת בכרטיס שלו, ומשם נכנסת לדוחות לפי רכב. כך רואים בכל רגע כמה עלה כל אחד מהם.
כלול ב-Smart וב-Premium -
הוצאות כלליות
משרד, תוכנות וכל מה שאינו של רכב מסוים נרשם במסך הכספים, בלי שיוך לרכב.
כלול בכל המסלולים -
קטגוריות ובנקים
קטגוריות ההכנסה וההוצאה נקבעות פעם אחת בהגדרות, ולצידן טבלת הבנקים של החברה. החשבוניות בוחרות קטגוריה מהרשימה, והתשלומים בוחרים בנק מהטבלה.
כלול בכל המסלולים -
חשבוניות ספק ותשלומים
חשבונית נקלטת עם קטגוריה ומועד לתשלום, עוברת אישור בחברות שמפעילות אותו, ומשולמת בצ׳ק או בהעברה. הכרטסת של כל ספק מראה מה שולם ומה פתוח.
כלול ב-Smart וב-Premium -
קליטה בלי הקלדה
מעלים חשבונית ספק, והמערכת מציעה ספק, מספר, תאריך, סכום וקטגוריה. אדם מאשר לפני שמירה. אפשר גם לסרוק מהסורק של המשרד, כשתוכנת העזר רצה במחשב.
כלול ב-Premium -
מבט על ותזרים
מסך «מבט על» מרכז חשבוניות שמחכות לאישור ותשלומים לספקים שמגיעים השבוע. תאריכי התשלום והצ׳קים נכנסים לצפי התזרים ל-30 יום.
כלול ב-Smart וב-Premium
מהחשבונית ועד הדוח
אחרי שההוצאות נרשמו נכון, הדוח הוא כבר הצד הקל.
- דוח שאתם בונים, עם הוצאות לפי רכב וקטגוריה כלול ב-Smart וב-Premium
- ייצוא כל דוח לאקסל, להמשך עבודה או להעברה לרואה החשבון כלול בכל המסלולים
- הרשאות לכל עובד, כך שהכספים גלויים רק למי שצריך כלול בכל המסלולים
שאלות נפוצות
איך מסווגים הוצאות בחברת הסעות?
הוצאה ששייכת לרכב נרשמת על הרכב, והשאר נרשמות כהוצאות כלליות. את הקטגוריות קובעים בהגדרות, וכדאי להסתפק בכמה שמספיקות לדוח, כי קטגוריה לכל סכום קטן מקשה על ההשוואה בין חודשים.
אפשר לראות כמה עולה כל רכב?
כן, במסלולי Smart ו-Premium. הוצאות הרכב מופיעות בכרטיס שלו, ובונה הדוחות מציג אותן לפי רכב ולפי קטגוריה.
מי במשרד רואה את ההוצאות?
עובדים עם הרשאת כספים. ההרשאות נקבעות לכל עובד בנפרד, כך שעובד תפעול לא חייב לראות את הכספים.
המערכת קוראת חשבוניות לבד?
במסלול Premium כן. מעלים צילום או קובץ של חשבונית ספק, והמערכת ממלאת הצעה לטופס: ספק, מספר, תאריך, סכום וקטגוריה. שום דבר לא נשמר עד שאדם במשרד מאשר.
המערכת משלמת לספקים?
לא. היא רושמת את התשלום, מדפיסה צ׳ק ומעדכנת את הכרטסת. העברה בנקאית מתבצעת בבנק שלכם.
באילו מסלולים זה כלול?
הוצאות כלליות, קטגוריות ובנקים ותשלומים לספקים כלולים בכל המסלולים. הוצאות רכב, אישור חשבוניות ומבט על כלולים ב-Smart וב-Premium. הקריאה האוטומטית והסורק כלולים ב-Premium.
רוצים לראות את ההוצאות במקום אחד?
נעבור על רישום הוצאה, אישור חשבונית ומסך «מבט על». הדגמה של 20 דקות, בזום או אצלכם במשרד.