סגירת חודש בחברת הסעות: מהנסיעות לחשבוניות ולשכר
בתחילת כל חודש אותו מרוץ חוזר: הלקוחות מחכים לחשבונית, הנהגים מחכים לשכר, ורואה החשבון מחכה לחומר. המדריך מסדר את הסגירה לפי הסדר שבו הנתונים תלויים זה בזה, כדי שלא תתקנו את אותה נסיעה שלוש פעמים.
- שמונה צעדים לפי הסדר הנכון
- מי אחראי על כל צעד
- הטעויות שפותחות חודש שכבר נסגר
למה הסגירה נתקעת דווקא אצלכם
בחברת הסעות כל שקל בחשבונית ובתלוש מתחיל בנסיעה. אם נסיעה נשארה בלי מחיר, בלי סטטוס או עם נהג שגוי, הטעות עוברת הלאה לחשבונית של הלקוח, לכרטסת של הקבלן ולשעות של השכיר.
לכן הסגירה עובדת רק בכיוון אחד: קודם מנקים את הנסיעות, אחר כך מחייבים לקוחות, אחר כך משלמים לספקים ומחשבים שכר, ורק בסוף נועלים. מי שמפיק חשבוניות לפני שהלוח נקי, מוצא את עצמו מוציא זיכויים באמצע החודש הבא.
שמונה צעדים לסגירת החודש
הסדר חשוב יותר מהמהירות. כל צעד מסתמך על הקודם לו.
קובעים תאריך חיתוך
למשל: עד היום השלישי בחודש הסדרנים משלימים את החודש הקודם, ועד החמישי יוצאות החשבוניות. תאריך שכולם מכירים חוסך את שאלת «מתי כבר אפשר להפיק».
משלימים סטטוס לכל נסיעה
כל נסיעה של החודש צריכה להיות בוצעה או בוטלה. נסיעה שנשארה «מתוכננת» היא סימן שמישהו שכח לעדכן, ואי אפשר לדעת אם לחייב עליה.
מתמחרים את מה שנשאר בלי מחיר
נסיעות מזדמנות, תוספות המתנה ושינויי מסלול שנסגרו בטלפון. כאן גם מוסיפים את מה שסוכם עם הלקוח ולא נרשם בזמן.
עוברים על הביטולים
מול החוזה של כל לקוח בודקים איזה ביטול מאוחר מותר לחייב ואיזה לא. החלטה שמתקבלת עכשיו חוסכת ויכוח אחרי שהחשבונית כבר אצל הלקוח.
מפיקים חשבוניות ללקוחות
לפי תנאי התשלום של כל לקוח, ולפי מחלקה כשהלקוח מבקש. חשבונית שיצאה עם טעות מתקנים בחשבונית זיכוי, לא במחיקה.
מאשרים חשבוניות של ספקים וקבלנים
משווים כל חשבונית של קבלן משנה לנסיעות שהוא ביצע בפועל באותו חודש. פער מתגלה עכשיו, לפני התשלום, ולא בשיחה טלפונית בעוד שלושה חודשים.
סוגרים את דוח השעות לשכר
שעות הנהגים השכירים נבנות מאותן נסיעות שנוקו בצעד השני. ימים חסרים, פיצולים ושעות שבת נבדקים לפני שהדוח עובר לחשבת השכר.
מעבירים לרואה החשבון ונועלים
ייצוא הכרטסות והתשלומים, ואחריו נעילה של החודש. מרגע הנעילה, שינוי בסכום של חודש סגור דורש החלטה מודעת ולא קורה בטעות.
איך הצעדים האלה נראים ב-Greenline
הנסיעות, החיוב, הספקים והשכר יושבים על אותם נתונים, ולכן כל צעד מתחיל מהמקום שבו הקודם הסתיים, בלי להעתיק בין קבצים.
- בלשונית «מבט על» במסך הכספים מופיעה רשימת סגירה לחודש הקודם, עם מה שעוד פתוח בכל סעיף כלול ב-Smart וב-Premium
- כל הנסיעות שחסר להן מחיר מרוכזות בטבלה אחת, ומתמחרים כמה מהן יחד כלול בכל המסלולים
- דוח ביטולים לתקופה, לבדיקה מול סעיף הביטול שבחוזה כלול בכל המסלולים
- בהפקה מרוכזת, לקוח שיש לו נסיעה בלי מחיר נעצר עם הסבר, והשאר ממשיכים כלול ב-Premium
- תיקון של חשבונית שכבר יצאה נעשה בחשבונית זיכוי שמקושרת אליה כלול בכל המסלולים
- חשבוניות ספק עוברות תור אישור לפני שהן נרשמות לתשלום כלול ב-Smart וב-Premium
- דוח השכר מסמן נסיעה בלי שעת סיום ונתונים חסרים אחרים, עם התאריך שבו צריך לתקן כלול ב-Smart וב-Premium
- מי שמחובר לאיתוראן רואה מול כל יום את שעות התנועה של הרכב בפועל כלול ב-Smart וב-Premium
- קובץ הניכוי במקור והכרטסות יוצאים לאקסל לרואה החשבון כלול בכל המסלולים
- נעילת ספרים עד תאריך, ושחרור שלה נשאר רשום עם השם והשעה כלול בכל המסלולים
שלוש טעויות שפותחות מחדש חודש סגור
שכר לפני ניקוי. מחשבים שעות לנהגים כשחלק מהנסיעות עוד לא עודכנו, ואחר כך מגלים נסיעה שהועברה לנהג אחר. התוצאה היא הפרשים בתלוש של החודש הבא.
עריכה במקום זיכוי. משנים סכום של חשבונית שכבר נשלחה ללקוח, והמסמך אצלו כבר לא תואם למה שרשום אצלכם. תיקון בזיכוי משאיר שני מסמכים ברורים.
נעילה מוקדמת מדי. נועלים לפני שהספקים אושרו, ואז פותחים שוב בשביל חשבונית אחת. עדיף לנעול יומיים מאוחר יותר, פעם אחת.
שאלות נפוצות
כמה זמן אמורה לקחת סגירת חודש בחברת הסעות?
אין מספר קבוע. זה תלוי בכמות הנסיעות ובכמה מהן מגיעות לסוף החודש בלי מחיר או בלי סטטוס. ככל שמעדכנים את הלוח במהלך החודש, הסגירה קצרה יותר.
מה עושים עם נסיעה שהתגלתה אחרי שהחודש ננעל?
מחליטים אם לחייב אותה בחודש הבא או לשחרר את הנעילה. ב-Greenline שחרור נעשה על ידי מנהל, ונשאר רשום מי שחרר ומתי.
מי צריך להיות אחראי על הסגירה?
בדרך כלל הסדרנים אחראים על הסטטוסים והמחירים, מנהלת החשבונות על החיוב והספקים, וחשבת השכר על השעות. כדאי שאדם אחד יחזיק את הרשימה ויבדוק שכל צעד נסגר.
אפשר להפיק חשבוניות לפני שכל הנסיעות תומחרו?
אפשר ללקוח שכל הנסיעות שלו מתומחרות. לקוח עם נסיעה פתוחה כדאי להשאיר להפקה אחרי התיקון, כדי לא להוציא זיכוי.
באילו מסלולים נמצאים הכלים שבמדריך?
תמחור מהיר, דוח ביטולים, זיכויים, ניכוי במקור ונעילת ספרים בכל המסלולים. מבט על, אישור חשבוניות ספק ובדיקות השכר ב-Smart וב-Premium. הפקה מרוכזת ב-Premium.
רוצים לראות סגירת חודש על הנתונים שלכם?
נעבור על רשימת הסגירה, תמחור הנסיעות הפתוחות והפקת החשבוניות. הדגמה של 20 דקות, בזום או במשרד שלכם.