מערכת לניהול נסיעות: מהזמנה ועד חשבונית
מערכת לניהול נסיעות בחברת הסעות מלווה כל נסיעה מהרגע שהיא מוזמנת ועד שהיא מחויבת ונסגרת. המדריך עוקב אחרי נסיעה אחת לאורך שבע תחנות, ומראה מה צריך לקרות בכל אחת כדי ששום דבר לא ייפול בדרך.
- שבע תחנות בחיים של נסיעה
- מה לבדוק בכל תחנה
- מה נשאר מתועד אחרי שהנסיעה נגמרה
נסיעה עוברת הרבה ידיים
המונח «ניהול נסיעות» משמש גם לנסיעות עסקיות של עובדים: טיסות, מלונות והחזרי הוצאות. המדריך הזה עוסק במשהו אחר: חברה שמפעילה רכבים ונהגים ומבצעת נסיעות בשביל לקוחות.
בחברה כזו נסיעה אחת עוברת דרך כמה אנשים. מי שקיבל את ההזמנה, הסדרן ששיבץ, הנהג שביצע, ומי שמוציא חשבונית בסוף החודש. בכל מעבר כזה יכול ללכת לאיבוד פרט: שעה ששונתה ולא עודכנה, תוספת שנשכחה, או נסיעה שבוטלה ובכל זאת חויבה.
מערכת לניהול נסיעות נמדדת לכן בשאלה אחת: האם הנסיעה נשארת אותה רשומה מההתחלה ועד הסוף, או שמעתיקים אותה בכל שלב למקום אחר.
שבע התחנות
בכל תחנה: מה קורה, ומה כדאי לבדוק במערכת שאתם שוקלים.
הזמנה
הנסיעה נכנסת: בטלפון, במייל, מהצעת מחיר שאושרה או מקו שחוזר כל יום. בדקו שהיא נרשמת פעם אחת, ולא שוב בכל מקור.
שיבוץ
בוחרים נהג ורכב. בדקו שהמערכת מסמנת חפיפה עם נסיעה אחרת, נהג בחופש, או רכב קטן מדי לנוסעים.
שליחה ואישור
הנסיעה יוצאת לנהג. בדקו שרואים מי קיבל ומי אישר, ולא רק ששלחתם.
ביצוע
הנהג בדרך. בדקו שהמשרד יודע מתי יצא, אם הוא צפוי לאחר ומתי סיים, בלי להתקשר.
סגירה
הנסיעה מסומנת כהושלמה או כבוטלה. בדקו מה קורה לנסיעה שהנהג שכח לסגור.
חיוב
הנסיעה נכנסת לחשבונית ולשכר. בדקו שאחרי החיוב אי אפשר לשנות אותה בלי שתדעו.
תיעוד
חודש אחרי, לקוח שואל מה קרה. בדקו שאפשר לראות מי שינה מה, ומתי הרכב הגיע.
הזמנה ושיבוץ ב-Greenline
הנסיעה נכנסת ללוח ממקור אחד מתוך כמה, ומשם היא אותה רשומה עד הסוף.
- הצעת מחיר שאושרה נפתחת כנסיעות או כקו, עם המחיר שבה כלול ב-Smart וב-Premium
- הלקוח מזמין נסיעה מהפורטל, ואישור ההזמנה פותח אותה בלוח כלול ב-Premium
- קו קבוע מייצר נסיעה בכל יום פעילות כלול בכל המסלולים
- מערכת של לקוח יכולה ליצור הזמנות נסיעה דרך API כלול ב-Smart וב-Premium
- נהג שהלקוח חסם לא משובץ לנסיעות שלו כלול בכל המסלולים
- התראה כשנהג נעדר ביום שיש לו נסיעה כלול ב-Smart וב-Premium
מהשליחה ועד הסגירה
מהרגע שהנסיעה יוצאת לנהג, המשרד רואה בלוח איפה היא עומדת, בלי טלפונים.
- הסידור יוצא לאפליקציית הנהג, והנהג מאשר או דוחה כל נסיעה כלול ב-Smart וב-Premium
- «יצאתי לדרך» ו«סיימתי» מהטלפון מעדכנים את הסטטוס בלוח כלול ב-Smart וב-Premium
- התראה כשהנהג צפוי לאחר כלול ב-Smart וב-Premium
- נסיעה שהנהג לא סגר נסגרת לבד שעתיים אחרי הסיום המתוכנן, ואפשר גם לשנות סטטוס ידנית כלול ב-Smart וב-Premium
- ביטולים נאספים בדוח שירות הלקוחות, לכל תקופה שבוחרים כלול בכל המסלולים
אחרי שהנסיעה נגמרה
החלק שבו רוב הטעויות עולות כסף.
-
חשבונית מהנסיעות
החשבונית ללקוח נבנית מהנסיעות שבוצעו, לפי המחירון שלו, בלי להקליד אותן שוב.
כלול בכל המסלולים -
נעילה אחרי חיוב
נסיעה שיצאה עליה חשבונית ננעלת, כך שהלוח והחשבונית לא סותרים זה את זה.
כלול בכל המסלולים -
רווח לכל נסיעה
בכרטיס הנסיעה רואים כמה נשאר ממנה אחרי התשלום לנהג, בשקלים ובאחוזים.
כלול בכל המסלולים -
היסטוריה ותחנות
כל שינוי נרשם עם שם המשנה והשעה. ביומן המסלול נשמרות שעות ההגעה והיציאה בכל תחנה מול המתוכנן.
כלול ב-Smart וב-Premium
שאלות נפוצות
מה ההבדל בין מערכת לניהול נסיעות למערכת לניהול נסיעות עסקיות?
מערכת לנסיעות עסקיות מזמינה טיסות ומלונות לעובדים. מערכת לניהול נסיעות של חברת הסעות מנהלת נסיעות שהחברה מבצעת ברכבים שלה: שיבוץ נהג ורכב, ביצוע, חיוב ושכר.
צריך אפליקציה לנהגים כדי לנהל נסיעות?
לא. במסלול Basic מנהלים את כל הנסיעות מהלוח במשרד, כולל חיוב ודוחות. אפליקציית הנהג, עם אישור נסיעות ועדכון סטטוס מהטלפון, כלולה במסלולי Smart ו-Premium.
מה קורה כשהנהג שוכח לסמן שסיים?
במסלולי Smart ו-Premium נסיעה עם נהג נסגרת לבד כהושלמה שעתיים אחרי הסיום המתוכנן, והסגירה נרשמת בהיסטוריה. בכל המסלולים אפשר לשנות סטטוס ידנית.
אפשר לשנות נסיעה אחרי שחויבה?
נסיעה שיצאה עליה חשבונית ננעלת. כך מספרים שכבר נשלחו ללקוח לא משתנים בטעות.
מה ההבדל בין המדריך הזה למדריך על מערכת לניהול היסעים?
המדריך על ניהול היסעים מתאר ממה המערכת בנויה: סידור, נהגים, רכבים, לקוחות, נוסעים וכספים. כאן עוקבים אחרי נסיעה אחת מתחילתה ועד סופה.
רוצים לראות נסיעה אחת עוברת את כל הדרך?
ניקח נסיעה מהלוח שלכם ונעבור איתה מההזמנה ועד החשבונית. 20 דקות, בזום או במשרד שלכם.