5 בדיקות לסידור היומי לפני שליחה לנהגים

למה לבדוק לפני ולא אחרי

עד שהסידור נשלח, הוא טיוטה של המשרד. אפשר להזיז נהג, להחליף רכב ולאחד נסיעות בלי שאף אחד מחוץ למשרד מרגיש. מהרגע שהנהגים קיבלו אותו, כל תיקון הוא הודעה, שיחה, ולפעמים נהג שכבר תכנן את הערב שלו אחרת.

לכן כדאי לקבוע רגע קבוע ביום, עדיף אחר הצהריים של היום שלפני, ולעבור בו על רשימה קצרה באותו סדר. הסדר חשוב: קודם מוודאים שלכל נסיעה יש מי שיבצע אותה, ורק אחר כך בודקים שהשיבוץ הגיוני.

אם הסידור באקסל

אפשר לעשות את כל הבדיקות האלה גם בגיליון, אם הוא בנוי נכון. כדאי שיהיו בו לפחות העמודות האלה: תאריך, שעת התחלה, שעת סיום, נהג, רכב, מספר נוסעים, מספר מקומות ברכב, ועמודה שמסמנת אם הנסיעה נשלחה לנהג.

עם עמודות כאלה, סינון של תאים ריקים בעמודות הנהג והרכב עונה על הבדיקה הראשונה. מיון לפי נהג ושעה עונה על השנייה, בעין. עיצוב מותנה שצובע שורה שבה הנוסעים רבים מהמקומות עונה על חלק מהרביעית.

מה שקשה באקסל הוא כל מה שנמצא מחוץ לגיליון. תוקף הרישיונות נמצא בקובץ אחר או בתיקייה. ההיעדרויות נמצאות בהודעות. ומי אישר את הסידור נמצא בטלפון של הסדרן. ככל שיש יותר נהגים, החיבור הידני בין המקומות האלה הוא המקום שבו דברים נופלים.