תוכנת הסעות ייעודית או מערכת משמרות כללית
מי שמחפש אפליקציה לסידור עבודה של נהגים מוצא שני סוגים של מערכות: מערכות משמרות שמתאימות לכל עסק, ותוכנות שנבנו לחברות הסעות. ההשוואה כאן היא בין הסוגים, בלי שמות, כדי שתוכלו להחליט לפי איך שהעבודה שלכם נראית.
- מה מערכת משמרות עושה טוב
- איפה נסיעה שונה ממשמרת
- מתי כללית מספיקה, ומתי לא
מה מערכת משמרות כללית עושה טוב
מערכות משמרות נבנו לעסקים עם עובדים במשמרות: מסעדות, מוקדים, חנויות ומפעלים. הן טובות באיסוף זמינות מהעובדים, בבניית שבוע של בוקר, ערב ולילה, בהחלפות בין עובדים ובספירת שעות. רבות מהן זמינות בטלפון ונוחות להפעלה.
אם הנהגים שלכם עובדים במשמרות קבועות, למשל נהג שמסיע את עובדי החברה שלכם הלוך וחזור, וכל מה שצריך הוא לדעת מי עובד מתי, מערכת כזו יכולה להספיק.
נסיעה היא לא משמרת
בחברת הסעות יחידת העבודה היא נסיעה, ולא בלוק של שעות. לכל נסיעה יש שעה, נקודות איסוף ויעד, רכב עם מספר מקומות, רשימת נוסעים, לקוח ומחיר. נהג אחד יכול לבצע חמש נסיעות ביום, לשני לקוחות שונים, עם הפסקה באמצע.
לכן השאלות של הסדרן שונות. הוא לא שואל רק מי פנוי בבוקר, אלא אם הנהג יספיק להגיע מהנסיעה הקודמת, אם יש ברכב שלו מספיק מקומות, ואם הלקוח הזה ביקש שלא ישלחו אליו נהג מסוים. ואחרי הנסיעה, היא צריכה להפוך לחשבונית ללקוח ולשורה בדוח השכר.
גם הקצב של השינויים שונה. משמרת זזה לעתים רחוקות, אבל נסיעה יכולה להשתנות בבוקר עצמו: הלקוח מקדים בשעה, נוסע מבטל, רכב נתקע במוסך. כל שינוי כזה צריך להגיע לנהג הנכון, ומישהו במשרד צריך לדעת שהנהג ראה אותו ואישר.
ההבדל בארבעה מקומות
בכל כרטיס: מה בדרך כלל נמצא במערכת משמרות, ומה תוכנת הסעות צריכה להוסיף.
-
הסידור
במשמרות: טבלה של עובדים מול ימים. בהסעות: לוח של נסיעות, שכל אחת יוצאת לנהג עם הפרטים שלה, והנהג מאשר או דוחה כל נסיעה בטלפון.
כלול ב-Smart וב-Premium -
היעדרות
במשמרות: בקשת חופש שמנהל מאשר. בהסעות צריך גם לדעת אילו נסיעות כבר משובצות לנהג ביום שהוא נעדר, ולקבל על כך התראה לפני הבוקר.
כלול ב-Smart וב-Premium -
הכסף
במשמרות: שעות לשכר. בהסעות כל נסיעה היא גם הכנסה. החשבונית ללקוח נבנית מהנסיעות שבוצעו, לפי המחירון שלו.
כלול בכל המסלולים -
הרווח
מערכת משמרות לא יודעת כמה הלקוח שילם על הנסיעה. בתוכנת הסעות רואים בכרטיס של כל נסיעה כמה נשאר אחרי התשלום לנהג.
כלול בכל המסלולים
מה עוד חסר כשמשתמשים במערכת כללית
כשמנהלים הסעות במערכת משמרות, החלקים האלה עוברים בדרך כלל לאקסל, לוואטסאפ או לזיכרון של הסדרן. ב-Greenline הם חלק מאותו לוח.
- סידור לכל נהג לפי תאריכים, שעות, לקוח וסוג נסיעה כלול בכל המסלולים
- קו שחוזר כל יום מופיע בלוח לבד, וכל יום יוצא לנהג של אותו יום כלול בכל המסלולים
- נהג שהלקוח חסם לא נכנס לנסיעות שלו כלול בכל המסלולים
- תזכורת לפני שרישיון או הדרכה של נהג פגים כלול בכל המסלולים
- «יצאתי לדרך» ו«סיימתי» מהטלפון של הנהג מעדכנים את הלוח כלול ב-Smart וב-Premium
- דוח שעות לשכר שנבנה מהנסיעות שהנהג ביצע כלול ב-Smart וב-Premium
איך מחליטים: ארבעה מצבים מהשטח
מצאו את המצב שדומה לשלכם.
אם הנהג מסיע את אותם עובדים באותן שעות כל יום
מערכת משמרות כללית כנראה מספיקה. צריך רק לדעת מי עובד מתי.
אם יש לכם כמה לקוחות עם מחירים שונים
צריך תוכנה ייעודית. החשבונית של כל לקוח נבנית מהנסיעות שלו, לפי המחירון שלו.
אם הסידור משתנה גם ביום עצמו
צריך תוכנה ייעודית. כל שינוי יוצא לנהג הנכון, והלוח מראה אם הוא אישר.
אם מישהו מקליד נסיעות פעם שנייה בסוף החודש
זה הסימן הברור. כשהחשבונית והשכר נבנים מאותן נסיעות, ההקלדה השנייה נעלמת.
שאלות נפוצות
אפשר לנהל סידור נהגים באפליקציית משמרות רגילה?
כן, כשהנהגים עובדים במשמרות קבועות ואין צורך לחייב לקוחות לפי נסיעות. כשכל נהג מבצע כמה נסיעות ביום ללקוחות שונים, מערכת משמרות לא מחזיקה את הפרטים של כל נסיעה.
מה ההבדל העיקרי בין שני הסוגים?
מערכת משמרות מנהלת שעות של עובדים. תוכנת הסעות מנהלת נסיעות: מסלול, רכב, נוסעים, לקוח ומחיר, ומשם ממשיכה לחשבונית ולשכר.
הנהגים מקבלים את הסידור בטלפון ב-Greenline?
כן, באפליקציית הנהג, במסלולי Smart ו-Premium. אפשר לשלוח בלחיצה או לקבוע שעה שבה הסידור של מחר יוצא לבד, וכל נהג מאשר או דוחה.
מה עם שעות לשכר?
ב-Greenline דוח השעות לשכר נבנה מהנסיעות שהנהג ביצע, במסלולי Smart ו-Premium, כך שאין צורך להעתיק שעות ממערכת אחרת.
לא בטוחים איזה סוג מתאים לכם?
ספרו לנו איך נראה יום עבודה אצלכם, ונגיד בכנות אם תוכנה ייעודית שווה את זה. שיחה של 20 דקות.